『運営マニュアル』には、ふたつのスケジュール表があります。
「制作スケジュール表」と、「当日進行スケジュール表」です。
■「制作スケジュール表」の書き方■
『運営マニュアル』の第１稿を書いた日をスタートとして、イベント本番当日までの“イベントの仕込み”や“準備”、“会議”等のスケジュールを入れる計画表。
●「制作スケジュール表」は、エクセルの独壇場！カレンダーを作るように、まず「日にち」と「曜日」を縦にズラリと取り、「項目」覧と「備考」覧をその右にたっぷりと取ります。
●決定事項はすべて書き入れますが、会議にはかるための「仮」のスケジュール＝“たたき台”として、未定の事項も書き込んでおきます。
●その訳はひとつには、スケジュールのバランスの問題です。例えば、打合せのための「会議」は、毎週１回、火曜日の１０時から２時間、と事前に決めておけば、個々人のスケジュール調整が容易になります。
●会議の席では、あまりスケジュールを動かさないようにします。会議のメンバーの内、２～３名が次回の会議に「欠席」でも、残りの出席者で「決定」が出せるシステムを作りましょう。
●“イベントの仕込み”や、いろいろな“準備”のためのスケジュールは、充分な余裕を見て、事前に「本番日」まで決めておきます。「～完了」という「項目」のあとに、最低２～３日の空き日がほしいものです。
◇ ◇ ◇
■「当日進行スケジュール表」の書き方■
イベント本番当日の“タイムスケジュール表”です。１日の内、別々の場所で本番がダブっていたり、１日複数回、本番がある時に、整理する上で必要です。
●イベントのタイムスケジュールを決めるのは、プロデューサーと、ディレクターの仕事です。
●デパート、スーパー、ショッピングセンター等の流通業ならば、「人の流れ」をどの時間帯に作るかは重要事項です。イベントを見るため、参加するために来店する方もいるのですから。
●「売り出し」「催事」のヤマ場をどうもってくるかがプロデューサーの仕事です。５日間の催事ならば、「初日」の朝と、「最終日」の午後３時までではないでしょうか？
●通常のイベントは、１日最低２回は出来るはずです。時間が取れないからといって、１回ではもったいない！ギャランティは普通１回も２回も同じです。
●出演者の休憩時間も考えて、バランスよく実施時間を決めましょう。通常「１２時／１４時」、「１３時／１５時」といった具合に取ります。１回目が「１２時１５分」で、２回目は「１４時２０分」というのはいただけません。ご来場されるお客様にとって、覚えにくい時間はダメです。
