『運営マニュアル』には、いくつかの「図面関係」のページがあります。それはイベントを実施する上で、スタッフの必要度に応じて追加されます。
■図面関係のページ■
①会場図～例えばホテルで式典等を行う場合、ホテルより提供を受けた１フロアの平面図に、「イベント会場」「受付」「クローク」「控え室」「来場者導線」等、すべてを書き入れます。
●『運営マニュアル』は通常Ａ４かＢ５サイズの冊子の体裁をとるので、「会場図」はかなり込み入ったものとなります。とりあえずすべてを入れ込み、見づらいものや重要なものは、別タイトルで改めて拡大して書きましょう。
②周辺案内図～外の会場を借りてイベントを実施する場合に、スタッフが迷わず集合時間に来れるようにするための図。
●もしくは、お客様より電話で会場への道順を聞かれたとき、使えます！
③ステージレイアウト・図面～簡単な仕込み図を兼ねます。もちろん大工さん用ではありません。平面図と立面図を掲載します。
●施工業者の提出した図面の縮小したものを、マニュアルに貼りこみます。各スタッフにとっては、共通イメージを持たせるという意味で必要です。
④誘導計画図～「最寄の駅から、会場まで」、「会場ビルから、会場のあるフロアまで」「エレベータ位置から、会場内へ」と、イベントの規模により誘導計画を立てる必要があります。
●イベントにおける“事故”は、ほとんど誘導計画のミスにより起こっています。誘導のための人員配置、誘導看板の枚数、スケッチ図等も入れておきましょう。
⑤スタッフ配置図～「誘導のための人員配置図」、「会場内のスタッフ配置図」の他に、別立ての必要がなければ「受付スタッフ配置図」もここに入れておきます。
●「スタッフ配置図」には、「スタッフの指揮系統図」も一緒に入れる場合もあります。
⑥受付レイアウト図～「一般受付」、「招待者受付」、「V.I.P.受付」、「報道（プレス）受付」、「おみやげ引き渡し場所」等のレイアウト。
⑦座席表～「劇場」形式だと、会場サイドから受け取った図面をマニュアルに貼りこみます。「一般席」、「招待者席」、「V.I.P.席」、「審査員席」、「報道（プレス）席」などの別があれば、書き加えます。
⑧控え室図面～「出演者控え室」、「司会者控え室」、「V.I.P.控え室」等が考えられます。
●会場フロアとは異なる階に、控え室がある場合があります。会場に「近い」「遠い」で中に入る人が変わります。
●控え室を決めるとき、ランク付けが必要です。また着替えが必要なときは、男女別にします。
●「出演者」や「司会者」の控え室には、備品として「姿見」が必要です。会場に備品としてなければレンタルしましょう。
●「V.I.P.控え室」には、「応接セット」がほしいところ。会場に備品としてなければ、レンタルすることも考慮しましょう。
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上記の各図面のページをすべて「運営マニュアル」に入れる必要はありません。
運営するうえで必要と思われるものだけを作るようにしましょう。
