ちょっと大きなイベントや、多くのスタッフと一緒にイベントを行う時、「運営マニュアル」は必須のアイテムです。
「運営マニュアル」を作る意義は、スタッフ間で実施イベントに対しての「共通認識」を持つことにあります。
・みんなで持ち合えば、行き違いや、勘違いが防げます。
・完成された「運営マニュアル」は全スタッフにとって、云わば「バイブル」のようなものです。
そこには、イベントのすべてが書かれていなくてはなりません。
ここではイベントで使う「運営マニュアル」の基本的な書き方を７回に分けて順を追って解説しています。
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■運営マニュアルを作る意義■
●「運営マニュアル」を作る意義は、スタッフ間で、実施イベントに対しての「共通認識」を持つことにあります。みんなで持ち合えば、行き違いや、勘違いが防げます。
また、打ち合わせを繰り返すたびに、前回の打ち合わせで変更した点などを、「運営マニュアル」上で訂正しておき、打ち合わせ当日の日付けと共に、『第１稿』、『第２稿』・・・という具合に表紙に明記しておけば、間違いがぐっと減ります。
そして、イベント当日直前の総合打合せで配った「運営マニュアル」が、『最終稿』となり、イベント当日、スタッフはこの『最終稿』をパンツのお尻のポケットに突っ込んで現場にあたります。
『最終稿』は全スタッフにとって、云わば「バイブル」です。
そこには、イベントのすべてが書かれていなくてはなりません。
●さて何を使って書くか？、もちろんパソコンで書くのですが、ソフトは日頃使い慣れたワープロソフトで構いません。最近の流行はマイクロソフトの『パワーポイント』でしょうか。私は表は『Ｅｘｃｅｌ』で作り、パワポに貼り込んでいます。
■運営マニュアルのページネーション■
最初に「運営マニュアル」のページネーションを記します。
１.表紙 ２.実施概要 ３.運営組織図 ４.制作スケジュール表 ５.当日進行スケジュール表 ６.会場図 ７.周辺案内図 ８.ステージレイアウト・図面 ９.スタッフリスト 10.誘導計画図 11.スタッフ配置図 12.スタッフ配置 13.受付レイアウト図 14.座席表 15.控え室図面 16.受付業務マニュアル 17.場内整理マニュアル 18.ＭＣ・Ｃｏ勤務要綱 19.備品リスト 20.緊急連絡表
以上のすべてのページを作る必要はありません。現場現場に応じて、運営スタッフにとって必要と思われる事項を書き、冊子化します。
■運営マニュアルの表紙は大切■
まず『タイトル』の入った表紙を作りましょう。
●私の知り合いのプランナーは、表紙に徹底的に凝りまくります。自分の納得のいくデザインが出来ないと、先に進めないと云います。これは極端な例です。
しかし、彼にとってそれは“ホンに魂を吹き込む作業”にあたる時間のようです。
プロなればこそ、必要な儀式なのでしょう、きっと。
要は、主催者団体の名前が明記されていて、タイトルが大きな太字のフォントで書かれていれば、表紙の役目は果たします。
あとはその冊子が「運営マニュアル」であるということが解り、『第１稿』という文字と、提出日（「運営マニュアル」を使って行う最初の会議日の日付）があればいいのです。
●もうひとつ、提出者の名前（会社名・団体名）が一番下に書かれてあれば表紙の完成です。
カラーで「運営マニュアル」を書く人もいますが、「運営マニュアル」は何度も書き換えるものであり、１回あたりの配布数も多いので、コピー印刷費のことを考えると、モノクロが適していると云えるでしょう。
